Business Calendar Pro

Kun työpäivä, omat menot ja muiden kanssa sovitut ajat ovat eri paikoissa, kalenterin tarkistamisesta tulee helposti oma pieni työtehtävänsä. Minulle tärkein hyöty Business Calendar Prossa on juuri tämän kitkan vähentäminen: näen sovitut menot yhdessä paikassa ja voin käyttää vähemmän aikaa sen selvittämiseen, mihin väliin seuraava asia mahtuu. Se ei tee kiireisestä viikosta rauhallista, mutta auttaa huomaamaan ajoissa, milloin kalenteri on jo täynnä.

Kyseessä on Appgenix Softwaren tuottavuussovellus, joka on suunnattu erityisesti Google-kalenterin sekä MS Outlookin ja Exchangen kanssa työskentelyyn. Arjessa tämä tekee siitä kiinnostavan vaihtoehdon ihmiselle, jonka aikataulu ei elä vain yhdessä palvelussa. Sovellus on maksullinen, 6,95 euroa, joten arvioisin hankintaa sen perusteella, kuinka usein kalenteria käyttää ja auttaako keskitetty näkymä välttämään sähläystä. Satunnaiseen muutaman tapaamisen kirjaamiseen ilmainen perusratkaisu voi riittää aivan hyvin.

Kenelle yhteinen näkymä säästää eniten aikaa?

Business Calendar Pro sopii parhaiten ihmiselle, joka suunnittelee päiviään kalenterin avulla eikä halua rakentaa työ- ja vapaa-ajan menoja erillisiksi muistilapuiksi. Esimerkiksi asiakastapaamisia, tiimin kokouksia ja omia menoja yhdistelevä käyttäjä hyötyy siitä, että kokonaisuus on helpompi hahmottaa yhdellä vilkaisulla. Myös toistuvia tapaamisia koordinoiva saa etua siitä, ettei samoja tietoja tarvitse kirjata joka viikko uudelleen.

Jos taas kalenteri on lähinnä paikka syntymäpäiville ja harvoille muistutuksille, sovelluksen ammatillinen painotus ja maksullisuus eivät välttämättä tuo tarpeeksi vastinetta. Samoin käyttäjän, joka etsii ennen kaikkea tehtävälistaa, muistiinpanojen hallintaa tai kokonaisvaltaista projektityökalua, kannattaa valita siihen tarkoitukseen tehty sovellus. Kalenteri auttaa varaamaan ajankohtia, mutta se ei yksin ratkaise, mitä tehtävän tekeminen vaatii tai missä vaiheessa työ on.

Ensimmäinen järkevä käyttöönotto

Aloittaisin valitsemalla käyttöön ne kalenterit, joiden tapahtumat haluan oikeasti nähdä yhdessä. Jos kaikki näkymät ovat heti mukana, työmenot, henkilökohtaiset asiat ja muiden jakamat kalenterit voivat muodostaa sekavan massan. Selkeämpi tapa on ottaa ensin mukaan tärkeimmät lähteet ja päättää, millä väreillä erotan esimerkiksi työpalaverit ja omat menot. Kun kokonaisuus toimii, muita kalentereita voi lisätä tarpeen mukaan.

Kalenterien synkronointi on hyödyllinen vain, jos valitut tilit ja niiden näkyvyys vastaavat omaa arkea. Ennen kuin luotan näkymään, tarkistaisin, että odottamani kalenteri näkyy ja että uudet muutokset ilmestyvät siihen niin kuin pitää. Näin sovellus ei tunnu vain uudelta paikalta, johon kirjataan samat menot uudestaan, vaan näkymältä olemassa oleviin aikatauluihin. Jos työpaikan Outlook- tai Exchange-kalenteri on arjessa keskeinen, tämä yhteensopivuus on luonteva syy harkita sovellusta.

Viikon suunnittelu ja pienet arjen päätökset

Kuvitellaan tavallinen tiistai: aamulla on työpalaveri, iltapäivällä hoidettava asia ja illalla sovittu harrastus. Kun päivän näkee kokonaisuutena, vapaa väli ei näytä automaattisesti tyhjältä ajalta, johon voisi mahduttaa vielä yhden pitkän tapaamisen. Minulle tällainen ennakointi on kalenterin todellista hyötyä: se auttaa tekemään realistisempia lupauksia ja vähentää viime hetken siirtelyä. Tapahtumien lisääminen ja muokkaaminen muutamalla painalluksella tukee tätä, kun sovittu aika muuttuu kesken päivän.

Toistuvat merkinnät ovat hyödyllisiä myös silloin, kun rutiini ei ole täysin muuttumaton. Viikoittaisen kokouksen tai kuukausittaisen tapaamisen voi kirjata toistuvaksi sen sijaan, että jokainen kerta luotaisiin alusta. Käytännössä tarkistaisin silti poikkeukset: jos yksi tapaaminen siirtyy tai jää väliin, on tärkeää muokata juuri oikeaa tapahtumaa eikä vahingossa muuttaa koko sarjaa. Tämä pieni tarkkuus säästää myöhemmin enemmän aikaa kuin se, että toistuvia merkintöjä käsittelee kiireessä.

Kalenterinäkymät, värit ja muistutukset käytännössä

Värien ja näkymien mukauttaminen ei ole vain ulkonäköasia. Kun työ ja henkilökohtaiset menot erottuvat toisistaan, päivän kuormituksesta saa nopeammin käsityksen. Värit kannattaa pitää rajattuina ja johdonmukaisina; jos jokaisella tapahtumalla on eri sävy, eroista tulee helposti visuaalista kohinaa. Samoin näkymä kannattaa valita tehtävän mukaan: lyhyen aikavälin järjestelyissä päivän tapahtumat ovat olennaisia, kun taas pidempää suunnittelua tehdessä viikko tai kuukausi auttaa näkemään, mihin kiire kasaantuu.

Muistutukset vähentävät tarvetta pitää tapaamisia jatkuvasti mielessä, mutta niitä ei kannata asettaa ajattelematta. Jos jokaisesta pienestä merkinnästä tulee hälytys, ilmoituksia alkaa helposti sivuuttaa. Itse käyttäisin muistutuksia ennen kaikkea tapahtumissa, joihin valmistautuminen tai ajoissa lähteminen on tärkeää. Kalenteri toimii silloin ulkoisena muistina, mutta käyttäjä päättää itse, mitkä asiat ansaitsevat huomion ja milloin.

Missä se helpottaa arkea, ja missä raja tulee vastaan

Kun arvioin Business Calendar Prota, kiinnitän huomiota ennen kaikkea siihen, vähentääkö se tarvetta tarkistaa samaa aikataulua useasta paikasta ja tekeekö päivän suunnittelusta luotettavampaa. Tässä kohdassa myös pienet omat rutiinit ratkaisevat: esimerkiksi kalenterien rajaaminen tarkoituksella voi pitää näkymän käyttökelpoisena silloinkin, kun menoja kertyy. Seuraavaksi punnitsen, milloin tämä joustavuus oikeasti säästää aikaa ja milloin yksinkertaisempi kalenteri on parempi valinta.

Vähemmän edestakaista tarkistamista

Business Calendar Pron tärkein vahvuus ei ole yksittäinen näyttävä toiminto vaan se, että tapahtumien hallinta, toistuvat merkinnät, näkymien mukautus ja kalenteriyhteydet tukevat samaa työtä. Jos aikataulu on hajallaan eri palveluissa, yhdestä kalenterisovelluksesta voi tulla luonteva paikka tarkistaa, mitä seuraavaksi tapahtuu. Tämä vähentää tarvetta hypätä sovelluksesta toiseen, vaikka lopputulos riippuu siitä, miten omat kalenterit on järjestetty ja synkronoitu.

Verrattuna puhelimen mukana tulevaan yksinkertaiseen kalenteriin tämä sovellus on kiinnostavampi silloin, kun haluan enemmän hallintaa näkymiin ja käytän työkalenteria osana päivittäistä suunnittelua. Palvelun oma kalenterisovellus voi puolestaan olla parempi, jos haluan mahdollisimman vähän asetuksia tai pysyn tiukasti yhden palvelun piirissä. Business Calendar Pro ei ole automaattisesti parempi kaikille; sen etu näkyy selvimmin, kun sen tarjoama joustavuus ratkaisee oikean arjen ongelman.

Rajat, joihin kannattaa varautua

Monipuolisuus voi tuoda mukanaan myös säätämistä. Useiden kalenterien valitseminen, värien päättäminen ja muistutusten sovittaminen omaan rytmiin vaativat alussa hieman ajatustyötä. Jos haluan vain lisätä yhden menon nopeasti enkä koskaan tarkastele kalenteria kokonaisuutena, nämä mahdollisuudet voivat tuntua tarpeettomilta. Samoin synkronointi ei korvaa huolellista käyttöönottoa: jos merkintöjä on eri lähteissä tai jokin kalenteri jää pois näkyvistä, yhdistetty näkymä ei yksin korjaa järjestystä.

Sovellus on julkaistu 12. maaliskuuta 2011, ja sen nykyinen versio on 1.6.1.5; vähimmäisvaatimuksena on Android 4.1. Nämä tiedot kannattaa huomioida etenkin, jos käytössä on vanha laite tai ennen ostopäätöstä haluaa varmistaa yhteensopivuuden oman puhelimen kanssa. Sovelluksen ikä ei itsessään kerro, sopiiko se juuri omaan käyttöön: ratkaisevaa on, vastaavatko sen kalenteriyhteydet ja toimintatapa omia tarpeita.

Ostopäätös oman kalenteritavan mukaan

Sovelluksella on 4,3 tähden keskiarvo 35 tuhannen arvion perusteella, ja sitä on asennettu yli 500 tuhatta kertaa. PEGI 3 -ikäluokitus kertoo, että sisältö sopii kaikenikäisille. Nämä luvut antavat käsityksen siitä, että kyseessä on monen käyttäjän hyödyntämä kalenterityökalu, mutta ne eivät ratkaise, onko maksullinen vaihtoehto minulle järkevä. Ennen ostoa miettisin, käytänkö Google-kalenteria, Outlookia tai Exchangea säännöllisesti ja säästäisikö yhden näkymän avaaminen oikeasti aikaa.

Jos vastaus on kyllä, Business Calendar Prosta voi olla iloa etenkin silloin, kun viikkoon kuuluu toistuvia tapaamisia ja aikataulut muuttuvat. Jos taas nykyinen kalenteri näyttää kaiken tarvittavan ilman kitkaa, vaihtamiseen ei ole vahvaa syytä. Minun suositukseni on valita sovellus oman työnkulun perusteella, ei siksi, että lisäasetuksia olisi tarjolla: paras kalenteri on se, jota muistaa käyttää ja jonka näkymä auttaa tekemään seuraavan päätöksen.

Business Calendar Pro on yksi niistä sovelluksista, jotka tekevät arjen hallinnasta huomattavasti helpompaa. Olen itse ollut käytössä jo muutaman viikon, ja voin rehellisesti sanoa, että se on helpottanut elämääni huomattavasti. Jos olet kaltaiseni, joka yrittää jongleerata työtehtäviä, henkilökohtaisia tapaamisia ja vapaa-ajan menoja, tämä sovellus voi olla juuri se, mitä tarvitset.

Helppo ja intuitiivinen käyttöliittymä

Ensivaikutelma Business Calendar Pro:sta on sen selkeä käyttöliittymä. Kun avaat sovelluksen, kaikki tuntuu olevan juuri siellä, missä sen odottaisikin olevan. Ei turhia valikoita tai monimutkaisia asetusvalikkoja. Voit helposti lisätä, muokata tai poistaa tapahtumia muutamalla napin painalluksella. Tämä tekee sovelluksesta erityisen käyttäjäystävällisen ja sopii niin aloittelijoille kuin kokeneemmillekin käyttäjille.

Tapahtumien hallinta

Yksi sovelluksen parhaista ominaisuuksista on sen joustavat tapahtumien hallintatyökalut. Voin luoda tapahtumia eri kategorioihin, kuten työhön, henkilökohtaiseen elämään tai harrastuksiin. Tämä auttaa minua pitämään asiat järjestyksessä ja varmistaa, etten unohda mitään tärkeää. Lisäksi sovellus mahdollistaa toistuvien tapahtumien luomisen, mikä on erinomainen ominaisuus esimerkiksi viikoittaisten kokousten tai kuukausittaisten tapaamisten suunnitteluun.

Synkronointi ja integraatiot

Mikä tekee Business Calendar Pro -sovelluksesta erityisen hyödyllisen, on sen kyky synkronoida muiden kalenteriohjelmien kanssa. Olipa kyseessä Google-kalenteri tai mikä tahansa muu, tämä sovellus pitää kaikki tietosi ajan tasalla. Voit myös integroida erilaisia muistutuksia, jotka varmistavat, että pysyt aina ajan tasalla tulevista tapahtumista.

Personointi

Rakastan, kuinka paljon voin muokata sovellusta omiin tarpeisiini. Voin valita eri väripaletteja, vaihtaa kalenterinäkymiä ja mukauttaa muistutuksia. Tämä tekee sovelluksesta entistä henkilökohtaisemman ja lisää käyttömukavuutta.

Yhteenveto

Lopuksi, Business Calendar Pro on enemmän kuin pelkkä kalenterisovellus. Se on työkalu, joka auttaa hallitsemaan kiireistä elämääsi tehokkaammin ja järjestelmällisemmin. Jos etsit sovellusta, joka tarjoaa joustavuutta, selkeyttä ja monipuolisuutta, tämä on ehdottomasti kokeilemisen arvoinen. Vaikka se on maksullinen sovellus, se on ehdottomasti hintansa arvoinen, ja voin lämpimästi suositella sitä kaikille, jotka haluavat parantaa aikataulun hallintaansa.